Alle Abwesenheiten von den Mitarbeitern aus dem aktuellen Standort werden hier angezeigt und können bestätigt oder abgelehnt werden.
Standardfarben der Abwesenheiten:
Grün = Antrag ist genehmigt
Orange = Antrag ist noch ausstehend, also in der Schwebe (offen)
Rot = Antrag wurde abgelehnt
Es können alle Spalten mit den beiden Pfeilen neben den Überschriften sortiert werden.
Unter den Überschriften sind weiße leere Felder, werden dort Name oder Art eingetragen wird danach gesucht.
Die Stunden geben an, wie viele bezahlte Stunden der Mitarbeiter für diese Abwesenheit in diesem Zeitraum angerechnet bekommt. In der Auswertung sind die Stunden ebenfalls vermerkt.
Wurden Urlaubstage vom Urlaubskontingent abgezogen, wird das in der Spalte daneben aufgeführt. Hier sollte nur etwas stehen wenn auch ein Urlaubsantrag für bzw. von dem Mitarbeiter gestellt wurde.
In der Spalte Status ist zu sehen ob der Antrag offen, genehmigt oder abgelehnt ist. Der Name bei einem abgelehnten oder genehmigten Antrag gibt an wer diesen Antrag angenommen oder abgelehnt hat.
Wird mit der Maus über das i gefahren erscheint eine Anzeige mit dem Datum der Genehmigung / Ablehnung bzw. Antragsstellung (inklusive restliche übrige Urlaubstage). Wird ein kleines Notizsymbol angezeigt und mit der Maus darüber gefahren erscheint eine Anzeige mit der letzten Notiz. Alle Notizen können über das blaue Zahnrad (in der Spalte Aktion) angesehen werden.
Hier können offene Anträge direkt genehmigt (grüner Haken) oder abgelehnt (rotes Kreuz) werden. Passt der Antrag noch nicht, kann er über das blaue Zahnrad bearbeitet werden. Der graue runde Pfeil setzt eine genehmigte oder abgelehnte Abwesenheit zurück auf den Status ausstehend.
Je nachdem welche Abwesenheitstypen in den Standort-Einstellungen angelegt wurden, können diese für die Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter genutzt werden.
Einen neuen Abwesenheitsantrag kann über das + oben rechts gestellt werden. Die Mitarbeiter haben eine ähnliche Ansicht und können ebenfalls über das + für sich selbst einen Antrag stellen.
Um einzusehen, welche Abwesenheiten noch offen sind, klicke oben auf den Kreis. Jetzt werden Dir nur noch die offenen Anträge angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Haken neben den Abwesenheiten, können diese auch gleich bestätigt werden.
Ausschließlich alle bestätigte Abwesenheiten werden über den grünen Haken oben rechts aufgelistet:
Exporte
Für den Export der Abwesenheiten stehen zwei verschiedene Exportarten zur Verfügung:
Sollen die Abwesenheiten der Mitarbeiter exportiert werden wie sie in der Übersicht aufgelistet werden, muss die obere Option "Export von Abwesenheiten" ausgewählt werden.
Wenn nur Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum z.B. vom letzten Jahr exportiert werden sollen, bitte den Haken bei "Export-Parameter manuell festlegen" setzen. Danach das Startdatum und Enddatum eintragen. Nun kann noch ausgewählt werden ob alle Abwesenheiten, bestätigte Abwesenheiten oder offene Abwesenheiten exportiert werden sollen.
Sollen nur die Urlaubskontingente exportiert werden, wähle die untere Option "Export von Urlaubsansprüchen".
Nun das Startdatum und Enddatum eintragen und auf Export klicken.
Jetzt zwischen den beiden Dateiarten Excel und CSV auswählen.
Möchtest Du alles zum Thema Abwesenheiten in Form eines Videos erfahren?
Dann schaue dir diese Videos aus unserer Video Reihe "Abwesenheiten - Papershift Essentials" an:
