Alle Abwesenheiten von den Mitarbeitern aus dem aktuellen Standort werden hier angezeigt. Die Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub, Überstundenabbau, freie Tage usw. können hier organisiert und sortiert werden.
Standardfarben der Abwesenheiten:
Grün = Antrag ist genehmigt
Gelb = Antrag ist noch ausstehend, also in der Schwebe (offen)
Rot = Antrag wurde abgelehnt
Es können alle Spalten mittels den beiden Pfeilen neben den Überschriften sortiert werden.
Unter den Überschriften sind weiße leere Felder, werden dort Name oder Art eingetragen wird danach gesucht.
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Die Spalte Mitarbeiter zeigt den Mitarbeiternamen, für den der Abwesenheitsantrag angelegt wurde.
Daneben wird die Art der Abwesenheit (Urlaub, Krank, Überstunden, Freiwunsch, usw.) angezeigt.
Mit den Spalten Beginn und Ende ist der Zeitraum der Abwesenheit ersichtlich.
Die Stunden geben an, wie viele bezahlte Stunden der Mitarbeiter für diese Abwesenheit in diesem Zeitraum angerechnet bekommt. In der Auswertung sind die Stunden ebenfalls vermerkt.
Wurden Urlaubstage vom Urlaubskontingent abgezogen, wird das in der Spalte daneben aufgeführt. Hier sollte nur etwas stehen wenn auch ein Urlaubsantrag für / von dem Mitarbeiter gestellt wurde.
In der Spalte Status ist zu sehen ob der Antrag offen, genehmigt oder abgelehnt wurde. Der Name bei einem abgelehnten oder genehmigten Antrag gibt an wer diesen Antrag angenommen oder abgelehnt hat. Wird mit der Maus über das i gefahren ploppt eine Anzeige mit dem Datum der Genehmigung / Ablehnung bzw. Antragsstellung (inklusive restliche übrige Urlaubstage) auf. Wird ein kleines Notizsymbol angezeigt und mit der Maus darüber gefahren ploppt eine Anzeige mit der letzten Notiz auf. Alle Notizen können über das blaue Zahnrad (in der Spalte Aktion) angesehen werden.
In der Spalte Aktionen kann ein offener Antrag direkt genehmigt (grüner Haken) oder abgelehnt (rotes Kreuz) werden. Passt der Antrag noch nicht wird er über das blaue Zahnrad bearbeitet. Der graue runde Pfeil setzt eine genehmigte / abgelehnte Abwesenheit zurück auf den Status ausstehend. |
Je nachdem welche Abwesenheitstypen in den Standort-Einstellungen angelegt wurden, können diese für die Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter genutzt werden.
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Einen neuen Abwesenheitsantrag kann über das + oben rechts gestellt werden. Die Mitarbeiter haben eine ähnliche Ansicht und können ebenfalls über das + für sich selbst einen Antrag stellen. |
Einen Abwesenheitsantrag ausfüllen: Erklärung im Mitarbeiterprofil
Standardmäßig ist für die Übersicht der Anträge das Haus aktiviert:
Die Abwesenheitsanträge können im Kalender über das Kalendersymbol mit dem X in der Mitte für die Mitarbeiter über einen gewissen Zeitraum dargestellt werden:
Rechts neben der Monatsansicht kann auf den Pfeil > geklickt werden um die nächsten 3 Monate anzuzeigen. Die vorherigen 3 Monate werden über den anderen Pfeil < angezeigt. Über den Scrollbalken rechts und unten werden weitere Abwesenheiten sichtbar.
Diese Ansicht eignet sich gut um Abwesenheiten direkt anzulegen. Klicke mit der Maus in der Zeile vom Admin auf einen Tag und ziehe mit der Maus bis zum gewünschten Datum. Nun wird ein Antrag für diesen Mitarbeiter geöffnet mit genau diesem Zeitraum. Du musst nur noch die Art der Abwesenheit auswählen, Speichern und Bestätigen.
Ebenfalls sind die verschiedenen Farben zu erkennen. Wurden bei den Abwesenheitstypen Farben vergeben sind diese dominant und werden im Kalender immer mit dieser Farbe angezeigt egal ob der Status offen, abgelehnt oder genehmigt lautet. Daher empfehlen wir generell individuelle Farben zu vermeiden.
Verschiedene Einstellungen zu dieser Ansicht werden in den Standort-Einstellungen vorgenommen.
Um einzusehen, welche Abwesenheiten noch offen sind, klicke in der Abwesenheitsübersicht (Schild mit Herz) auf den Kreis (
). Jetzt werden Dir nur noch die offenen Anträge angezeigt. Mit einem Klick auf den grünen Haken (
), sind diese auch gleich bestätigt.
Ausschließlich alle bestätigte Abwesenheiten werden über den grünen Haken oben rechts aufgelistet:
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Für den Export der Abwesenheiten stehen zwei verschiedene Exportarten zur Verfügung.
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Sollen nur die Abwesenheiten der Mitarbeiter exportiert werden wie sie in der Übersicht aufgelistet wurden, muss der obere Export: Export von Abwesenheiten ausgeführt werden.
Wenn nur von einem bestimmten Zeitraum z. B. vom letzten Jahr die Abwesenheiten exportiert werden sollen, bitte den Haken bei "Export-Parameter manuell festlegen" setzen. Danach das Startdatum und Enddatum eintragen. Nun kann noch ausgewählt werden ob Alle Abwesenheiten / Bestätigte Abwesenheiten / Offene Abwesenheiten exportiert werden sollen.
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Sollen nur die Urlaubskontingente exportiert werden, muss der untere Export ausgeführt werden: Export von Urlaubsansprüchen. Nun das Startdatum und Enddatum eintragen und auf Export klicken.
Jetzt zwischen den beiden Dateiarten Excel und CSV auswählen. |
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Oben rechts können über Zeitraum auswählen die Abwesenheitsanträge aus einer bestimmten Zeit gefiltert werden. |
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Filterung nach Tags
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Filterung nach Arbeitsbereichen
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Möchtest Du alles zum Thema Abwesenheiten in Form eines Videos erfahren?
Dann schaue dir diese Videos aus unserer Video Reihe "Abwesenheiten - Papershift Essentials" an:
